Wordwelt :|: Formulare :|: Vordrucke füllen

Ein Wort vorab:

Wir erheben in unseren Beispielen keinen Anspruch darauf, der DIN-Norm gerecht zu werden. Wer sich 100%ig danach richten muss, findet in unserer Linkliste einen Verweis auf die Wikipedia und nähere Erklärungen zu einem Brief in der DIN-5008-Norm. Mit unseren Beispielen wollen wir den Usern aufzeigen, wie Word bedient wird, und nicht, wie man die DIN-Norm anwendet ;-)...

Gedrucktes Formular mit Word "beschreiben"

Sie haben zum Beispiel von Ihrer Druckerei Gesprächsnotizen drucken lassen, die Sie jetzt mit Word ausfüllen wollen.

Die Vorarbeiten

Über das Menü Datei | Seite einrichten wählen Sie auf dem Register Format das Benutzerdefinierte Format mit einer Breite von 210 und einer Höhe von 105 cm.

Die Seitenränder setzen Sie oben auf -0,01 cm (minus 0,01) sowie links, rechts und unten auf 0 cm.

Wie Sie die Grafik im Dokument einbinden, ohne daß sie ausgedruckt wird, können Sie hier nachlesen --> Eine Grafik im Dokument als Hintergrund.

Damit Sie diese als "ausgeblendet" formatierte Grafik auch sehen können, müssen Sie im Menü Extras | Optionen, Register Ansicht, den Haken bei Ausgeblendeten Text setzen.

Somit wären die Vorarbeiten erledigt, und wir können mit dem Formatieren der Absätze anfangen, damit die Einträge auch millimetergenau erfolgen.

Die Formatierungen

Fügen Sie eine vierspaltige, zweizeilige Tabelle im Dokument ein.

Weisen Sie den Spalten über das Menü Tabelle | Tabelleneigenschaften folgende Maße zu:
1. Spalte 19,94 cm - 2. Spalte 3,62 cm - 3. Spalte 2,88 cm - 4. Spalte 3,1 cm
Es kann sein, daß diese Maße bei Ihnen nicht auf den Millimeter stimmen, da Word sich nach dem installierten Standarddrucker richtet. Hier ist immer ein wenig "probieren" angesagt.

Das Datum

Platzieren Sie den Cursor in die zweite Tabellenspalte und weisen dem Absatz über Format | Absatz einen Abstand vor von 30 pt und einen linken Einzug von -0,1 cm zu.

Somit sollte der Cursor genau auf der Linie für das Datum stehen:

Fügen Sie an Cursorposition über Einfügen | Feld das Feld SAVEDATE ({ SAVEDATE \@ "dd.MM.yyyy" \* MERGEFORMAT }) mit dem entsprechenden Datumsformat ein. Somit wird beim Speichern des Dokuments das aktuelle Datum eingefügt. Wollen Sie die Dokumente nicht speichern, nehmen Sie stattdessen PRINTDATE. Es wird das Datum des Drucks eingefügt.

Der Block "Mit der Bitte um"

Weisen Sie den Spalten drei und vier der ersten Tabellenzeile das Zeichenformat Wingdings zu.

Platzieren Sie den Cursor in der ersten Zeile und dritten Spalte. Weisen Sie folgendes Absatzformat zu: Linker Einzug 0,1 cm - Abstand vor 31 pt.

Der Cursor sollte jetzt genau auf dem Kästchen für Kenntnisname stehen.

Drücken Sie einmal die Return-Taste (Enter) und weisen diesem Absatz einen Abstand vor von 1 pt zu. Den linken Einzug können Sie auf 0,1 cm belassen.

Wenn Sie jetzt nochmals Return drücken, übernimmt Word die Absatzformate vom vorhergehenden Absatz, und Sie müssen nichts mehr einstellen.

Jetzt platzieren Sie den Cursor in der vierten Spalte und weisen diesem Absatz folgendes Format zu: Linker Einzug 0,1 cm - Abstand vor 31 pt.

Drücken Sie die Return-Taste und weisen diesem Absatz einen Abstand vor von 1 pt zu. Der linke Einzug bleibt auf 0,1 cm.

Nochmals Return drücken, damit die Absatzformate in die nächste Zeile übernommen werden.

Ihre Tabellenspalten sollten jetzt so aussehen:

Jetzt können Sie noch eine Tastenkombination festlegen, damit das Kreuz aus der Schrift Wingdings eingefügt wird. Wählen Sie das Menü Einfügen | Symbol, suchen Sie das Kreuz, wählen es aus und klicken auf die Schaltfläche Tastatur. Hier können Sie jetzt die Tastenkombination Umschalt+Strg+x (Sie müssen den Cursor in das Feld Neue Tastenkombination setzen und die Tasten auf der Tastatur drücken) wählen. Klicken Sie auf Zuordnen und auf Schließen.

Natürlich könnten Sie auch auf die Zeichen-Zuweisung Wingdings verzichten, und ein ganz normales x mit der Standardschrift einfügen. Dieses Wingdings-x sieht aber irgendwie schöner aus...

Der Adressblock

Platzieren Sie den Cursor in die erste Spalte der zweiten Zeile und weisen hier das Absatzformat Linker Einzug 2,2 cm - Abstand vor 90 pt zu.

Drücken Sie die Return-Taste und stellen den Abstand vor auf 0 pt. Der linke Einzug bleibt bei 2,2 cm.

Drücken Sie jetzt noch dreimal Return, so daß Sie insgesamt fünf Absätze haben. Dem letzten Absatz weisen Sie einen Abstand vor von 6 pt zu.

Platzieren Sie den Cursor in den ersten Absatz, drücken die Tastenkombination Strg+F9 und schreiben in die geschweifte Klammer MACROBUTTON NoMacro Bitte hier klicken für die Adresse 1. Zeile. Anschließend sieht das Feld so aus: { MACROBUTTON NoMacro Bitte hier klicken für die Adresse 1. Zeile }.

Diese Felder fügen Sie jetzt in jede Zeile ein - nicht Return drücken, sondern mit den Cursortasten immer eine Zeile tiefer gehen. Nachfolgend die einzelnen Felder:

{ MACROBUTTON NOMACRO Hier klicken für Adresse 2. Zeile }
{ MACROBUTTON NOMACRO Hier klicken für Adresse 3. Zeile }
{ MACROBUTTON NOMACRO Hier klicken für Strasse }
{ MACROBUTTON NOMACRO Hier klicken für PLZ Ort }

Keine Sorge, wenn Word jetzt plötzlich eine zweite Seite erstellt... Drücken Sie die Tastenkombination Alt + F9, um die Ansicht | Feldfunktion auszuschalten, und Word beschränkt sich wieder auf nur eine Seite. Ihre Tabellenzelle für den Adressblock sieht jetzt folgendermaßen aus:

Der eigentliche Text

Markieren Sie die Spalten zwei, drei und vier der zweiten Zeile und verbinden diese über das Menü Tabelle | Zellen verbinden.

Drücken Sie einmal die Return-Taste und platzieren den Cursor wieder eine Zeile hoch, indem Sie die Cursortaste nach oben ( ↑ ) drücken. Weisen Sie diesem Absatz einen Abstand vor von 42 pt zu.

Drücken Sie einmal die Cursortaste nach unten ( ↓ ) und weisen hier ein Absatzformat von Abstand vor 0 pt und einem Zeilenabstand von 1,5 Zeilen zu.

Mittels der Tastenkombination Strg+F9 fügen Sie wieder ein Feld { MACROBUTTON NoMacro Hier klicken für Text } ein und drücken anschließend die Tastenkombination Alt+F9, um die Ansicht | Feldfunktion wieder auszuschalten.

Die Tabellenzelle sollte jetzt so aussehen:

Speichern

Per Datei | Speichern unter... speichern Sie das Dokument, und zwar als Dokumentvorlage. Wählen Sie dazu im Speichern-Dialog den Dateityp Dokumentvorlage (*.dot). Nun können Sie über den Menüpunkt Datei | Neu... diese Vorlage auswählen, um anhand dieser ein neues Dokument zu erstellen.

Die fertige Vorlage

Fertigen Sie einen Probedruck an. Es kann sein, daß Sie einzelne Abstände anpassen müssen, da bei Ihnen ein anderer Standarddrucker installiert ist. Die fertige Vorlage sollte jetzt so aussehen:

Download

Damit Sie das Beispiel nachvollziehen können, haben wir sowohl die Grafik als auch die fertige Dokumentvorlage in unserem Download-Bereich (--> Downloads) zur Verfügung gestellt.