Dokumentvorlagen

Wir stellen immer wieder fest, daß viele Word-Benutzer eine falsche Vorstellung von Dokumentvorlagen haben. Es gibt einige User, die erstellen ein Dokument, speichern es ab, um es immer wieder mit neuen Daten zu überschreiben... Das ist aber keine klassische Dokumentvorlage ;-).

Dann erleben wir es auch immer wieder, daß zwar eine Dokumentvorlage (*.dot) angelegt, diese aber geöffnet wird, um damit zu arbeiten. Auch das ist nicht im Sinne des Erfinders ;-).

Aber was bitte ist eine Dokumentvorlage?

Sie haben einen von Ihrer Druckerei gedruckten Briefbogen, auf dem Sie mit Word Ihre Briefe schreiben wollen. Also öffnen Sie Word, messen die Ränder Ihres Briefbogens aus und stellen diese unter Datei | Seite einrichten ein. Jetzt schreiben Sie die Adresse, das Datum, drücken ein paar Mal Return und schreiben Ihren Text... Und das einige Male am Tag.

Da ist es doch sehr viel zeitsparender, gleich eine Art Schablone für diesen Briefbogen zu erstellen: eine Dokumentvorlage also.

Und selbst wenn Sie kein gedrucktes Exemplar vorliegen haben, sondern den Briefbogen inklusive des Logos und der Absenderangaben zusammen mit Ihrem Text mit Word ausdrucken wollen, können Sie das mit einer Dokumentvorlage erreichen. Dort nämlich fügen Sie das Logo und alle für diesen Briefbogen relevanten Daten ein. Wenn Sie den nächsten Brief schreiben wollen, wählen Sie diese Vorlage (die blau umrahmte Seite) über Datei | Neu... und beginnen einfach (auf der orange umrahmten Seite) mit dem Schreiben. Ihre eigentliche Vorlage bleibt völlig unberührt.

In einer Dokumentvorlage können Sie auch eigene Formatvorlagen (Absatzformate, Zeichenformate) anlegen (--> Formatvorlagen anlegen), damit Ihre Mitarbeiter zum Beispiel alle die selbe Schrift benutzen. Sie können für immer wiederkehrende Textpassagen AutoTexte in Ihrer Vorlage speichern, und müssen zum Beispiel nicht jedes Mal nachfolgende Grußformel aufs Neue eingeben ;-):

mit freundlichen Grüßen
Gustav-Wilhelm Mustermann
GmbH & Co. KG
Institut zur Kontrolle von
Chemie-Ablagerungen in Nahrungsmitteln
Abteilung Sonderfälle
i.A.

Waldemar Wiesenstein-Hohlkopf
Abteilungsleiter

Haben Sie über Datei | Neu... Ihre Briefvorlage ausgewählt, sehen Sie in der Titelleiste den Eintrag Dokumentx.doc - obwohl Sie auf Ihrem Briefbogen schreiben. Word öffnet also Ihre Vorlage nicht, sondern benutzt sie im Hintergrund als eine Art Musterbogen. Es besteht nicht die Gefahr, dass Sie Ihre mühsam vorgenommenen Einstellungen überschreiben, was oft genug passiert, wenn man einen einmal gespeicherten Brief öffnet, ihn ändert und aus Versehen auf das Symbol zum Speichern in der Symbolleiste klickt, anstatt über das Menü Datei | Speichern unter zu gehen.

Haben Sie die Vorlage selbst geöffnet, weil Sie zum Beispiel etwas ändern wollen (die Mail-Adresse, eine Telefonnummer, o.ä.), dann steht in der Titelleiste Briefbogen.dot.

Aufgabenbereich gegen Dialogfenster

Man kann auf verschiedenen Wegen ein neues Dokument erstellen. Einmal über das Symbol mit der kleinen weißen Seite in der Symbolleiste, dann erhält man ein neues Dokument anhand der Dokumentvorlage Normal.dot - also eine leere weiße Seite mit den Standard-Einstellungen (Seitenrand, Absatzformaten, etc.).

Geht man über das Menü Datei | Neu... wird standardmäßig der Aufgabenbereich eingeblendet:

Word bietet einige vordefinierte Einträge (die man eigentlich nicht braucht) an. Um das "normale" und schließlich über lange Jahre bekannte Dialogfenster zur Auswahl der mühsam selbst angelegten Dokumentvorlagen zu bekommen, muß man in der Rubrik Vorlagen Auf meinem Computer... anklicken. Ziemlich mühsam, oder?

Wenn Sie Word (oder wem auch sonst ;-)) ein Schnippchen schlagen wollen, folgen Sie einfach den nachstehenden Anweisungen...

Menü Ansicht | Symbolleisten | Anpassen auswählen
Klick auf das Register Befehle
Links in den Kategorien Alle Befehle auswählen
Rechts den Eintrag Datei Neu Dialog suchen, anklicken und
bei gedrückter linker Maustaste in die Standard-Symbolleiste ziehen.

Eingefügt wurde ein Icon mit dem Text Andere... Das kann und darf man natürlich auch ändern, aber erst einmal dürfen Sie sich an der Funktionalität erfreuen. Testen Sie es... Schließen Sie das Anpassen-Fenster und klicken auf die eingefügte Schaltfläche...